12 lipca 2019 roku wejdą w życie zapisy ustawy z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych (Dz. U. 2019 poz. 53, dalej: u.d.p.). Wskazany akt prawny służyć ma zapewnieniu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. Wprowadza on stanowczy zakaz sporządzania bez podstawy prawnej kopii dokumentów. Wymierzony jest on w szczególności w praktykę tworzenia tzw. „dokumentów kolekcjonerskich, a więc dokumentów wystawianych na inną osobę. Częściowo realizuje  jednak także postulaty podnoszone od lat przez organy ochrony danych osobowych, które wskazywały, że większości przypadków kserowanie naszych dokumentów przez świadczących na naszą rzecz usługi przedsiębiorców stanowi poważne naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych.

Nowe przepisy tym różnią się od zapisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych ( Dz.U. z 2018 r. poz. 1000), że wprost wprowadzają zakaz kopiowania określonych dokumentów.

Zgodnie z art. 58 u.d.p. każdy, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Czyn ten został zatem uznany za przestępstwo.

Replika dokumentu urzędowego została natomiast zdefiniowana jako  odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Innymi słowy od dnia wejścia w życie nowych przepisów dokładna, kolorowa kserokopia dowodu osobistego, paszportu czy prawa jazdy będzie mogła zostać wykonana albo na zamówienie osoby, albo też przez organy lub instytucje, które są do tego wyraźnie uprawnione. Przykładem mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty zobowiązane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy.

Nie ma natomiast możliwości aby uzasadnić sporządzanie kopii tych dokumentów jakimikolwiek względami innymi, niż wynikające z opisanych w ustawie okoliczności. Popularna praktyka kserowania dokumentów np. przez różnego rodzaju wypożyczalnie (rowerów, kajaków), hotele czy ośrodki wypoczynkowe, będzie więc nie tylko naruszać przepisy RODO, ale może zostać uznana za przestępstwo. Najprawdopodobniej przy tym do odpowiedzialności z tego tytułu będzie mogła zostać pociągnięta osoba, która kopię dokumentu bezpośrednio sporządzi, jak i przedsiębiorca, w którego firmie takie praktyki mają miejsce. Będzie on bowiem odpowiedzialny jako osoba, które takie repliki przechowuje.

Niemniej, w ocenie autora rozwiązaniem problemu nie będzie również sporządzanie kserokopii w formacie większym niż 120% lub mniejszym niż 75% oryginału czy też kserokopii. Pomimo, że wykonanie takiej odbitki nie będzie stanowić przestępstwa z art. 58 u.d.p., uzasadniać będzie nałożenie kary finansowej za naruszenie RODO (maks. 20.000.000 EUR), a także może być potraktowane jako przestępstwo z art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 ze zm.). Często bowiem trudno będzie uznać, że zgodnie z zasadą minimalizacji dany administrator uprawniony jest do przetwarzania wszystkich danych zawartych w dowodzie osobistym

Jak zatem przedsiębiorcy mogą chronić swój interes, np. przed nieuczciwością klientów? Przepisy żadną miarą nie zabraniają legitymowania osób przy użyciu dokumentów bez sporządzania ich kopii. Usługodawca może również pozyskać dane niezbędne do ewentualnego dochodzenia swoich roszczeń. Zgodnie z zawartą w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasadą minimalizacji danych można zbierać jedynie dane niezbędne do określonego celu. Dla ochrony swoich roszczeń możemy więc spisać z dowodu osobistego imię, nazwisko i adres zamieszkania, a z prawa jazdy – dane o kategorii i dacie nabycia lub ustania uprawnień (jeśli ma znaczenie przy zawieraniu umowy, np. wynajmu samochodu). Nie ma natomiast uzasadnienia dla zbierania w ten sposób innych danych, w tym w szczególności numeru PESEL bądź serii i numeru dokumentu. Te dane nie są bowiem niezbędne dla wytoczenia powództwa w przypadku sporu z Klientem.

Radca prawny, Zabrze dnia 11 lipca 2019 r.

Pozostaw komentarz