W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tzw. RODO, wśród przedsiębiorców pojawia się wiele wątpliwości dotyczących praktycznego zastosowania wskazanych przepisów. Jedna z nich dotyczy odpowiedzi na pytanie, jak zapewnić zgodność z prawem operacji udostępniania danych osobowych swoich klientów lub kontrahentów.
Popularnym błędem wśród przedsiębiorców jest zbyt częste zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. O ile RODO wprost wskazuje umowę powierzenia jako sposób zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, o tyle pamiętać należy, że będzie to właściwy sposób jedynie w przypadku spełnienia przewidzianych w Rozporządzeniu przesłanek. Przede wszystkim, administrator danych osobowych przekazując dane osobowe musi wydać polecenie przetwarzania takich danych oraz wskazać podmiotowi przetwarzającemu cele przetwarzania danych. Przykładem sytuacji, w której wskazane jest podpisanie takiej umowy będzie korzystanie przez przedsiębiorcę z usług biura rachunkowego lub informatyka.
W praktyce mamy jednak bardzo często do czynienia z sytuacją, kiedy przedsiębiorcy wzajemnie przekazują sobie dane osobowe, przy czym każdy z nich zachowuje status administratora. Podmioty te przetwarzają więc dane osobowe we własnym imieniu i w wybranych przez siebie celach. W takim przypadku warto rozważyć podpisanie umowy udostępnienia danych osobowych.
Zauważyć trzeba, że RODO bezpośrednio nie wskazuje na możliwość zawarcia umowy udostępnienia danych osobowych, jednakże udostępnienie danych osobowych jest jedną z dopuszczalnych operacji przetwarzania jeżeli następuje zgodnie z prawem. Zawarcie umowy udostępnienia danych pomiędzy przedsiębiorcami pozwoli na przejrzyste uregulowanie statusu przedsiębiorców w kontekście przetwarzanych danych. W treści umowy powinny znaleźć się postanowienia dotyczące zakresu i charakteru przekazywanych danych osobowych oraz ewentualnych wzajemnych obowiązków stron, również na wypadek wygaśnięcia lub rozwiązania umowy. Istotną zaletą umowy udostępnienia zawartej w formie pisemnej, jest fakt, że pozwala ona na spełnienie zasady rozliczalności.
Należy jednak pamiętać, że umowa udostępnienia nie może spowodować naruszenia praw osób, których dane dotyczą. Przedsiębiorcy muszą więc brać pod uwagę również i ten aspekt, co oznacza, że przekazujący powinien być uprawniony do przekazania danych osobowych, a odbiorca danych powinien posiadać legitymację uprawniającą do przetwarzania danych osobowych oraz spełnić obowiązek informacyjny.
Radca prawny, Zabrze dnia 30 września 2018 r.