W związku z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) wśród przedsiębiorców znaczącą wzrosła świadomość ich obowiązków w zakresie danych osobowych. W szczególności zaczęli oni stosować się do obowiązku udzielania swoim klientom informacji o przetwarzaniu danych osobowych określonego w art. 13 RODO. Często brakuje jednak świadomości, iż przedsiębiorcy zatrudniający pracowników powinni ten obowiązek realizować w odniesieniu do tych osób.

Wskazać bowiem należy, że pracodawca jest w odniesieniu do członków swojego personelu administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. W związku z powyższym ma on obowiązek informować swoich pracowników o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 13 RODO tak samo, jak i klientów. Oczywiście klauzula informacyjna będzie się różnić, albowiem przetwarzany jest inny zakres danych, inna jest też podstawa prawna, cele i okres przechowywania danych. Niemniej do obowiązku przedłożenia informacji należy podchodzić tak samo skrupulatnie, jak w przypadku konsumentów.

W naszej ocenie najbezpieczniejsze jest załączanie np. do akt osobowych pouczenia podpisanego przez każdego pracownika. Taka praktyka – coraz bardziej popularna – zapewnia maksimum bezpieczeństwa z punktu widzenia obowiązku wykazania, że informacja rzeczywiście została udzielona. Wydaje się, że z punktu widzenia RODO istotne będzie przekazanie informacji w dowolny sposób, byleby pracownik miał możliwość zapoznać się z informacją, a pracodawca miał możliwość wykazać, że informacje takie są udzielane (np. wywieszenie informacji w dziale kadr).

Na marginesie dodać należy, że administrator może przetwarzać o ile została wyrażona na to zgoda, dane osobowe osób, które starały się u niego o posadę, ale nie zostały zatrudnione (np. informacje z nieuwzględnionego CV). Takie osoby również powinny mieć możliwość zapoznania się ze stosowną informacją. Administrator powinien w takiej sytuacji przygotować osobną klauzulę dla kandydatów.

Radca prawny, Zabrze dnia 16 maja 2019 r.

Pozostaw komentarz